Términos y condiciones de uso
Última actualización: junio de 2026
Documento en borrador, pendiente de revisión por el área legal de SUNUBE. No utilizar como versión definitiva.
1. Introducción
Los presentes Términos y Condiciones de Uso, en adelante los "Términos", regulan el acceso, contratación, uso, configuración, integración y operación de SUNUBE, la plataforma de software clínico y administrativo en la nube desarrollada, operada y comercializada por SUNUBE S.A.S., así como el uso del sitio web sunube.com.co. Titular y operador del servicio: SUNUBE S.A.S. · NIT 901242355-6 · Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia · Dirección: Cra. 42 #3 Sur 81, Torre 1, Piso 15, Medellín · Correo de contacto: hola@sunube.com.co · Sitio web: sunube.com.co. El uso del sitio o de la plataforma implica la aceptación expresa de estos Términos y de la Política de Privacidad. Si una persona no está de acuerdo, deberá abstenerse de acceder, contratar o utilizar los servicios.
2. Definiciones
SUNUBE: SUNUBE S.A.S., sociedad titular y operadora de la plataforma. Plataforma: el software SUNUBE y sus módulos de historia clínica electrónica, facturación, agenda y citas, telemedicina, inteligencia artificial clínica, comunicación con pacientes, reportes e inventarios, junto con sus APIs e integraciones. Cliente: persona natural o jurídica que contrata la plataforma para su operación propia o institucional. Usuario autorizado: persona habilitada por el Cliente mediante credenciales, rol o permiso. Paciente o usuario final: persona natural que interactúa con el Cliente y cuyos datos se gestionan en la plataforma. Contenido: información, registros, documentos, mensajes y archivos cargados, generados o procesados mediante la plataforma. Proveedor externo: tercero que presta servicios tecnológicos de nube, mensajería, pagos, videollamadas, inteligencia artificial u otros servicios integrados. SaaS: modelo de software como servicio bajo el cual se presta la plataforma.
3. Objeto
Estos Términos establecen las condiciones bajo las cuales SUNUBE permite el acceso y uso de la plataforma por parte de Clientes y Usuarios autorizados, y definen los derechos, obligaciones, limitaciones, responsabilidades, reglas de uso, soporte y seguridad aplicables.
4. Naturaleza del servicio
SUNUBE es una herramienta tecnológica de apoyo a la gestión clínica y administrativa. SUNUBE no presta servicios de salud, no ejerce actos médicos y no reemplaza el juicio, la responsabilidad ni las obligaciones profesionales o institucionales del Cliente y de sus profesionales. Las decisiones clínicas, administrativas y de facturación son siempre del Cliente.
5. Aceptación de los Términos
La aceptación se produce con la contratación del servicio, la creación o uso de cuentas, la activación de módulos o el uso del sitio web. La versión vigente de los Términos estará publicada en el sitio.
6. Requisitos de uso
El Cliente y los Usuarios autorizados deben ser mayores de edad, contar con capacidad legal, suministrar información veraz y mantener actualizados sus datos de contacto y facturación.
7. Cuentas, usuarios, roles y credenciales
El acceso se realiza mediante cuentas y credenciales personales e intransferibles, con roles y permisos definidos por el Cliente. El Cliente es responsable del uso que sus Usuarios autorizados hagan de la plataforma y de notificar de inmediato cualquier uso no autorizado o pérdida de credenciales.
8. Alcance funcional
Las funcionalidades disponibles dependen del plan y de los módulos contratados. SUNUBE puede mejorar, ajustar o reemplazar funcionalidades manteniendo la esencia del servicio contratado.
9. Canales e integraciones con terceros
La plataforma puede integrarse con servicios de terceros (aseguradoras, software contable, pasarelas de pago, plataformas de videollamada, mensajería, entre otros). El uso de cada servicio de terceros se rige además por las condiciones de su proveedor; SUNUBE no responde por la disponibilidad o cambios de dichos servicios externos.
10. Uso de WhatsApp y mensajería empresarial
Las funcionalidades de comunicación con pacientes utilizan canales oficiales como la API de WhatsApp Business, sujetos a las políticas de sus proveedores (incluida Meta). El Cliente es responsable de contar con la autorización de contacto de sus pacientes, de respetar los horarios y reglas aplicables y de abstenerse de remitir comunicaciones no consentidas.
11. Obligaciones del Cliente
Usar la plataforma de forma lícita y conforme a estos Términos; pagar las tarifas pactadas; administrar sus usuarios, roles y permisos; custodiar sus credenciales; garantizar la veracidad de la información registrada; y obtener las autorizaciones de tratamiento de datos de sus pacientes y usuarios.
12. Obligaciones especiales en el sector salud
El Cliente del sector salud es responsable de su habilitación, del cumplimiento de la normatividad asistencial y administrativa (incluidas las normas de historia clínica, RIPS y facturación electrónica), del diligenciamiento veraz y oportuno de los registros clínicos, de la custodia de la historia clínica en los términos de ley y de la obtención de los consentimientos informados de sus pacientes. La plataforma es un medio para facilitar ese cumplimiento, no un sustituto de la responsabilidad del prestador.
13. Obligaciones de los Usuarios autorizados
Usar las credenciales de forma personal, registrar información veraz, respetar la confidencialidad de los datos a los que accedan y emplear la plataforma únicamente para las finalidades autorizadas por el Cliente.
14. Prohibiciones de uso
Está prohibido usar la plataforma para fines ilícitos; vulnerar derechos de terceros; enviar spam o comunicaciones no autorizadas; intentar acceder sin autorización a sistemas o datos; realizar ingeniería inversa, copia o reventa no autorizada del software; introducir código malicioso; o usar el servicio de forma que degrade su seguridad o disponibilidad.
15. Contenido del Cliente
El Contenido registrado por el Cliente y sus usuarios es de propiedad del Cliente o de los titulares correspondientes. El Cliente otorga a SUNUBE una licencia limitada, no exclusiva y revocable para alojar y procesar dicho Contenido con el único fin de prestar el servicio.
16. Propiedad intelectual de SUNUBE
El software, el código, las marcas, los logotipos, los diseños, la documentación y los demás elementos de la plataforma y del sitio son de propiedad de SUNUBE o de sus licenciantes y están protegidos por las normas de propiedad intelectual. Nada en estos Términos transfiere derechos de propiedad al Cliente.
17. Licencia de uso
SUNUBE concede al Cliente una licencia de uso no exclusiva, intransferible y limitada a la vigencia del contrato, para el número de usuarios y módulos contratados.
18. Implementación, configuración y acompañamiento
SUNUBE puede prestar servicios de implementación, parametrización, capacitación y acompañamiento según el plan o la propuesta comercial correspondiente.
19. Soporte técnico
El soporte se presta en Colombia a través de los canales oficiales (WhatsApp de servicio al cliente, correo hola@sunube.com.co) en horario hábil, conforme al plan contratado.
20. Disponibilidad y niveles de servicio
SUNUBE realiza esfuerzos razonables para mantener una alta disponibilidad de la plataforma, sin garantizar la ausencia total de interrupciones. Los mantenimientos programados se informarán con antelación razonable y, en lo posible, en horarios de baja operación.
21. Actualizaciones y mantenimiento
La plataforma se actualiza de forma continua, incluidas las actualizaciones derivadas de cambios normativos aplicables al sector salud colombiano. Las actualizaciones del software contratado están incluidas en el plan.
22. Inteligencia artificial, automatizaciones y asistentes
Las funcionalidades de inteligencia artificial (como transcripción de consultas, redacción de borradores de historia clínica, resúmenes, sugerencias y automatización de mensajes) operan como apoyo y requieren revisión humana. El Cliente y sus profesionales son responsables de validar y aprobar los resultados antes de su uso clínico o administrativo. SUNUBE no garantiza la infalibilidad de las salidas generadas por IA.
23. Protección de datos personales
El tratamiento de datos personales se rige por la Política de Privacidad y la Política de Tratamiento de Datos de SUNUBE y, respecto de los datos gestionados por el Cliente en la plataforma, por los acuerdos de tratamiento correspondientes, en los que SUNUBE actúa como encargado.
24. Confidencialidad
Las partes se obligan a proteger la información confidencial a la que accedan con ocasión del servicio y a usarla únicamente para la ejecución del contrato.
25. Seguridad de la información
SUNUBE implementa medidas de seguridad razonables: cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso por roles, registros de auditoría y copias de respaldo. El Cliente debe adoptar buenas prácticas en sus equipos, redes y gestión de credenciales.
26. Tarifas, planes, pagos y facturación
Los precios corresponden al plan y a los módulos contratados, conforme a la lista de precios vigente o a la propuesta comercial. Los valores se facturan en pesos colombianos y su periodicidad, forma de pago y reajustes se definen en el contrato u orden comercial. La mora puede dar lugar a suspensión del servicio.
27. Impuestos y cargos de terceros
Los precios no incluyen los impuestos aplicables ni los cargos de proveedores externos (por ejemplo, costos de mensajería de WhatsApp o pasarelas de pago), los cuales serán asumidos por el Cliente según corresponda.
28. Suspensión del servicio
SUNUBE puede suspender total o parcialmente el servicio por mora, uso prohibido, riesgos de seguridad o requerimiento de autoridad, notificando al Cliente cuando sea posible.
29. Terminación
El contrato termina por vencimiento del plazo, mutuo acuerdo, incumplimiento grave o las demás causales pactadas. La terminación no exime del pago de las sumas adeudadas.
30. Exportación y conservación de datos
A la terminación, el Cliente podrá solicitar la exportación de su información en formatos razonables dentro del plazo acordado. La conservación y custodia de la historia clínica seguirá las normas aplicables al Cliente como prestador responsable.
31. Limitación de responsabilidad
En la máxima medida permitida por la ley, la responsabilidad total de SUNUBE derivada del servicio se limita al valor efectivamente pagado por el Cliente en los doce (12) meses anteriores al hecho. SUNUBE no responde por daños indirectos, lucro cesante o pérdida de datos atribuible al Cliente o a terceros.
32. Exclusión de garantías
La plataforma se presta "tal cual" y "según disponibilidad". SUNUBE no garantiza que el servicio sea ininterrumpido o libre de errores, sin perjuicio de sus obligaciones de soporte y de los niveles de servicio pactados.
33. Indemnidad
El Cliente mantendrá indemne a SUNUBE frente a reclamaciones de terceros derivadas del uso de la plataforma en contravención de estos Términos o de la ley, incluido el envío de comunicaciones sin autorización o el registro de información inexacta.
34. Fuerza mayor y caso fortuito
Ninguna parte responde por incumplimientos causados por eventos de fuerza mayor o caso fortuito, incluidas fallas generalizadas de infraestructura, proveedores de nube o telecomunicaciones.
35. Cumplimiento normativo
SUNUBE mantiene la plataforma alineada con la normatividad colombiana aplicable al software del sector salud (incluidas la Resolución 948 de 2026 sobre RIPS y factura electrónica y la Resolución 1888 de 2025 sobre interoperabilidad de la historia clínica). El cumplimiento regulatorio integral de la operación del Cliente es responsabilidad del Cliente; la plataforma es una herramienta para facilitarlo.
36. Auditoría y registros
La plataforma genera registros de auditoría y trazabilidad de las acciones de los usuarios, que pueden ser usados para soporte, seguridad, cumplimiento y resolución de controversias, conforme a la ley.
37. Versiones beta y pilotos
SUNUBE puede ofrecer funcionalidades en versión beta o piloto, identificadas como tales, que pueden cambiar o descontinuarse y se ofrecen sin garantías adicionales.
38. Referencias comerciales y uso de marca
Salvo instrucción en contrario del Cliente, SUNUBE podrá mencionar al Cliente como referencia comercial usando su nombre y logotipo de forma respetuosa. Cualquier otro uso de marca requiere autorización previa.
39. Cesión
El Cliente no podrá ceder el contrato sin autorización previa y escrita de SUNUBE. SUNUBE podrá cederlo a sociedades de su mismo grupo empresarial, garantizando la continuidad del servicio.
40. Modificaciones a los Términos
SUNUBE puede modificar estos Términos. Los cambios sustanciales se informarán por los canales oficiales y regirán hacia el futuro. El uso continuado del servicio implica la aceptación de la versión vigente.
41. Legislación aplicable
Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia.
42. Solución de controversias
Las partes procurarán el arreglo directo de las diferencias. De no lograrse, las controversias se someterán a los jueces competentes de Medellín, Antioquia, sin perjuicio de los mecanismos alternativos que las partes pacten.
43. Integridad del acuerdo
Estos Términos, junto con la Política de Privacidad, los contratos, anexos y órdenes comerciales aplicables, constituyen el acuerdo íntegro entre las partes sobre el uso de la plataforma.
44. Contacto
Para consultas sobre estos Términos: hola@sunube.com.co · Cra. 42 #3 Sur 81, Torre 1, Piso 15, Medellín, Antioquia, Colombia.